Principales herramientas de programación de citas médicas

Gran parte del trabajo que se realiza en un consultorio médico está relacionado con la organización del trabajo en éste. De esta manera se tiene más precisión y eficacia a la hora de tratar a los pacientes. Por lo tanto, la programación de citas médicas es la parte más importante y hasta vital. Es por eso que aquí en Social Press te hablaremos sobre cómo realizarlo.

¿Qué es la programación de citas?

La programación de citas médicas es un procedimiento que cualquier consultorio debe de realizar para poder trabajar con eficiencia, constancia y organización. Es parte de las principales tareas que un asistente médico debe de tener.

La programación de citas médicas consiste en asignar una fecha, lugar y hora para una entrevista médica entre un profesional de la salud y un paciente. Es decir, cuándo se encontrarán por primera vez. Pero también incluye la programación de las citas médicas de seguimiento.

Este proceso requiere una gran empatía por parte de la asistente médico para entender la posible urgencia o prisa de los futuros pacientes, además de una gran capacidad organizativa para llevar a cabo la agenda. También requiere mucha comunicación de su parte con el médico encargado del consultorio, de manera que cualquier eventualidad sea resulta a cómo se avanza.

Entonces, la comunicación es un medio muy importante para llevar a cabo una programación de citas médicas. Tanto para el paciente como para el médico. Pero, ¿cómo realizarla a detalle? ¿Hay alguna solución digital que nos ayude? Eso es lo que veremos a continuación.

¿Cómo se realiza la programación de una consulta médica?

Lo primero que se necesita es dejar claros, en la publicidad, los principales canales de información a través de los cuáles los posibles pacientes pueden agendar una cita médica. Lo más básico sería que la realicen a través de las redes oficiales del consultorio, o vía telefónica a través del teléfono o de whatsapp.

Como ya dijimos, esta tarea recae en la asistente médica. Esta persona tiene una visión global del consultorio y de los horarios disponibles.

1. Lo primero que tendrá que hacer es solicitar los datos personales del paciente.
2. Preguntar qué tipo de situación se está viviendo. Si es una situación de emergencia o si es algo no emergente. Esta información servirá para que el médico no llegue en blanco al consultorio.
3. Revisar el calendario o agenda que se maneje, de manera que se pueda coordinar la cita médica con el paciente.
4. Hablar con cordialidad y empatía, aunque a veces el paciente no tenga la paciencia para sostener la charla.
5. Indicar la dirección exacta del consultorio.
6. Antes de colgar, confirmar todos los datos una vez más en caso de que hubiera algún malentendido.

Con esta información es posible llevar a cabo un buen manejo de la agenda médica, de manera que el consultorio resalta por su organización.

4 plataformas que te ayudarán a programar citas médicas

1.  Google calendar. Éste es un software de la compañía Google que funciona como una agenda en línea. Aunque no ofrece funciones específicas para clínicas médicas, permite gestionar citas y es un programa gratuito. A través del calendario puedes programar las citas de maneras que las compartas por correo electrónico con tus pacientes; también te permite mostrarle el calendario al cliente para que él pueda elegir la fecha que mejor le convenga. La ventaja es que este programa se sincroniza con Gmail y está coordinado con un reloj mundial, de manera que las citas siempre se coordinan a la hora exacta.

2.  Doctoralia. Éste ya es un software específico para la gestión de clínicas médicas, especialmente para ayudar a los doctores con la gestión de las citas médicas programadas. Esta plataforma fue diseñada en específico para profesionales de la salud y permite a los especialistas, y a sus asistentes, agilizar la gestión de citas. Pero también permite generar un almacenamiento de historias clínicas, planes de tratamiento y cualquier otra nota que desee agregar el médico encargado. Al mismo tiempo, puede sincronizarse con Google Calendar.

3.  AppointmentPlus. Esta plataforma se diferencia porque más bien te permite estar a disposición de tus pacientes cuando estos te necesitan. Este programa se puede sincronizar con tu página web de manera que son los pacientes quienes pueden manejar sus propias citas. Pero este programa también te permite hacer un seguimiento de tus leads, o posibles pacientes, de manera que lo integres al túnel de ventas.

4.  Picktime. Éste es un software gratuito que permite a los terapeutas gestionar sus citas médicas con los pacientes. Similar a los otros programas permite digitalizar el flujo de trabajo y optimiza el proceso de reservar citas para los pacientes. Como es un programa totalmente online se puede acceder a él desde cualquier dispositivo, sea la computadora o el teléfono celular. Pero su principal ventaja es que te permite almacenar la información de los pacientes y exportarla a tu CRM (sistema de gestión de las relaciones con clientes).

En Social Press te ayudamos a tu programación de citas médicas

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Por eso en Social Press como agenda podemos solucionarte este asunto. Nosotros nos encargamos de llevar a cabo las estrategias y campañas de manera que sólo te mostremos las prospecciones y los resultados. Pero es muy posible que también se necesite de tu colaboración para elaborar videos o fichas informativas que te ayuden a demostrar en las redes sociales que eres un experto en tu campo.

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